Để nhóm hoạt động có hiệu quả và thành công hơn

Tuy tớ đã xem qua 1 số các bài viết của mọi người về tư duy làm việc nhóm nhưng tớ cũng xin chia sẻ 1 số đúc kết riêng của bản thân.
- Khi thành lập nhóm:
+ Xác định rõ mục tiêu của nhóm.
+ Nhóm chỉ nên có 5-10 thành viên(cho dễ quản lý ^^). Nếu có thể hãy chỉ chọn ra các thành viên tích cực và có nhiều kĩ năng cần thiết cho nhóm. 1 thành viên giỏi về kĩ năng chuyên sâu là rất cần thiết cho nhóm nhưng nếu như phải lựa chọn giữa 1 người chỉ có 1 kĩ năng chuyên sâu và 1 người tuy không chuyên sâu về kĩ năng nào nhưng lại có nhiều kĩ năng khác nhau lại có thể mang lại nhiều lợi ích hơn cho nhóm. VD: nhóm về lập trình vi tính đang tìm người tuy họ tìm thấy 1 người chỉ có kĩ năng lập trình rất tốt nhưng lại có 1 người kĩ năng lập trình khá và có cả kĩ năng quản lí. Thì lựa chọn thứ 2 sẽ hay hơn. Hoặc là các bạn có thể chọn những người có khả năng cản trở nhóm trong tương lai để lấy được sự ủng hộ của họ ^^.
+ Bầu chọn trưởng nhóm: người này phải là người có khả năng quản lý tốt, biết lắng nghe và học hỏi. Trưởng nhóm chính là đầu tầu của nhóm, nhóm có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào trưởng nhóm, cách xử lý tình huống và ứng biến của trưởng nhóm là rất quan trọng.
- Khi nhóm hoạt động:
+ Nên họp nhóm trước khi đi vào hoạt động chính thức. Như thế sẽ tăng cường mối đoàn kết của mọi người. Trong buổi họp đầu tiên này nên giới thiệu mọi người với nhau, bàn bạc về mục tiêu, nội quy nhóm, chính sách khen thưởng cũng như hình phạt nếu như không đạt được mục tiêu hay vi phạm nội quy nhóm. Lập kế hoạch cụ thể để đạt được mục đích của nhóm.(hãy khuyến khích sao cho có càng nhiều kế hoạch càng tốt. Vì tùy điều kiện khác nhau kế hoạh phải thay đổi, hãy tìm các kế hoạch dự phòng để tránh làm giảm tiến độ làm việc nhóm)
+ Nên có 1 khu vực họp nhóm riêng (như 1 căn phòng nào đó, hay ở nhà 1 trưởng nhóm...). Tại đó có nội quy, các tài liệu và dụng cụ cần thiết để nhóm hoạt động. Việc họp nhóm tại nhiều nơi, nhiều địa điểm sẽ làm giảm hiệu quả, năng suất làm việc của nhóm.
+ Lâu lâu nhóm hãy làm các buổi party hay đi chơi, như vậy sẽ tăng cường tinh thần đoàn kết và giúp cho mọi người hiểu nhau hơn.
+ Khi làm việc phải tuân theo kế hoạch, nhớ mục đích của nhóm là quan trọng nhất, tránh các mục đích cá nhân gây ảnh hưởng tới mục tiêu của nhóm.
- Khi đạt được mục tiêu: Khen chê phải công =, tuân theo đúng nội quy của nhóm đã đề ra ban đầu.

Nền tảng để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả là lòng tin và sự tôn trọng. Hãy nhớ rằng, người đứng đầu không giành được sự tôn trọng thì các thành viên khác trong nhóm cũng vậy. Vậy đâu là các yếu tố để tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả? Sau đây là một vài gợi ý dành cho bạn:

1.Mục tiêu rõ ràng: Các thành viên trong nhóm phải hiểu mục tiêu của nhóm và cam kết cố gắng đạt được những mục tiêu đó. Nếu mục tiêu là hoàn toàn rõ ràng và bạn nhận được cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm thì bạn sẽ có quyền thưởng hay phạt các thành viên trong nhóm khi cần thiết.

2.Ghi nhận và hợp tác: Tất cả các thành viên trong nhóm đều biết năng lực của mỗi thành viên trong nhóm cũng như những đóng góp của họ vào thành công của nhóm.

3.Lòng tin và sự gắn kết: Tất các các thành viên trong nhóm đều có lòng tin vào các thành viên khác trong nhóm. Họ tin tưởng và hỗ trợ nhau trong công việc. Họ trợ giúp các thành viên khác trong nhóm khi có vấn đề phát sinh.

4.Vai trò rõ ràng: Trách nhiệm và kỳ vọng với mỗi thành viên trong nhóm phải được chỉ ra rõ ràng, thông báo công khai và được tất cả các thành viên thừa nhận. Trách nhiệm nên được bàn bạc công khai và các thắc mắc phải được trả lời thỏa đáng.

5.Quản lý xung đột trong nhóm: Các thành viên trong nhóm thảo luận về các quan điểm khác nhau hoặc những mâu thuẫn công khai. Những quan điểm khác nhau nên được các thành viên trong nhóm thảo luận đến khi đi đến thống nhất giữa các thành viên liên quan. Trong một vài trường hợp, các thành viên có thể tự đi đến thống nhất; nếu không thì với tư cách là trưởng nhóm bạn sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng.

6.Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại: Trưởng nhóm luôn là người hướng các thành viên của mình vào những điều quan trọng nhất để tạo nên thành công. Trưởng nhóm cũng luôn phải loại trừ được các hoạt động không cần thiết và là cho dựa cho cả nhóm tránh những sao lãng từ bên ngoài.

7.Đào tạo: Và để có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên trong nhóm có thể tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng làm việc nhóm bằng hình thức học trực tuyến (Elearning). Với các khóa học như “Để thành công khi làm việc nhóm”, “Kỹ năng ra quyết định nhóm” hay “Phương pháp giải quyết xung đột”…hi vọng sẽ làm các thành viên trong nhóm hài lòng.